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GED: Gestion Électronique des Documents

GED – Gestion Électronique des Documents:

La GED (en anglais EDM Electronic Document Management)  désigne un système informatisé. Elle a pour objectif d’organiser et de gérer des documents électroniques au sein d’une structure.

La GED a comme principales fonctions l’indexation (référencement), le classement, l’archivage, mais également, la recherche avec un accès de navigation. Enfin, elle a pour fonction, la diffusion des documents.  Elle prend en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, de la création, jusqu’à l’archivage en passant par la gestion des différentes versions.

Les GED sont très souvent utilisées dans les services Qualité. Elles permettent une optimisation des documents liés à la qualité (procédures, protocoles…). Elles permettent également un gain du coût pour les organisations, qu’il s’agisse d’entreprises privées ou d’administrations.  la GED permet également de démontrer que la documentation en vigueur répond aux exigences normatives et/ou légales.

Il existe (principalement selon les structures) 5 étapes dans la gestion électronique des documents :

  • Acquisition des données,
  • Traitement de ces données,
  • Stockage,
  • Diffusion et enfin,
  • L’archivage.

Quel bilan pouvons-nous faire:

Aujourd’hui, nous constatons qu’une GED est utilisée, nous venons de le voir, avant toute chose dans la classification et l’archivage de métadonnées. Ce qui ne suffit plus pour nos organisations. À ce jour, nous nous intéressons principalement à l’architecture qui définit le document mais nous négligeons son contenu…

Informatique BIG DATA

La GED à la traine:

Cela partait d’une bonne intention… Car rappelons-le, malgré le coût d’une installation d’une GED, cela permettait de gagner de la place en supprimant la conservation des documents en format papier, de gagner du temps dans la recherche, et également dans la gestion d’un document.

Mais, l’année 2018 a donné naissance à une loi Européenne, la « RGPD », qui donne un train de retard aux GED, puisque nous ne pouvons répondre à cette contrainte légale qui est imposée à nos entreprises. Soulignons que les PME / PMI ne sont pas les seules concernées par cette loi.

Une GED idéale:

Elle serait capable de gérer et de stocker une volumétrie importante de données, qu’elles soient structurées ou non. Qu’elle puisse continuer d’apporter ses fonctions primaires de classification des documents. De plus, elle serait capable de prendre en compte toutes les sources de données et d’en assurer la sécurité et la confidentialité. Dans l’idéal, elle disposerait d’un moteur de recherche ultra performant qui prendrait en compte toutes les métadonnées. Enfin, elle serait compatible avec les autres systèmes d’information existants dans la structure pour permettre leur intégration sans perturber l’utilisation des S.I.

Pour conclure:

Nous pouvons imaginer que la GED a encore un long chemin à parcourir. Nous pouvons penser que les GED du futur seront différentes de celles de nos jours. Enfin, nous pouvons nous interroger sur le développement de l’Intelligence Artificielle au sein de nos GED pour leur permettre une utilisation optimale.

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