Depuis 2016, le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) s’impose à toutes les structures : entreprises privées, associations, collectivités, établissements publics ou organismes de recherche.
Beaucoup le considèrent encore comme une obligation purement administrative. Et pourtant, le RGPD est bien plus qu’un texte juridique : c’est un cadre qui invite à mieux gérer ses données, à structurer ses pratiques, et à instaurer une relation de confiance avec ses usagers, clients ou partenaires.
Le RGPD, pour qui ? pour quoi ?
Contrairement à une idée reçue, le RGPD ne concerne pas que les grandes entreprises ou les données sensibles.
Dès lors qu’une structure collecte, conserve ou traite des données personnelles (nom, prénom, mail, numéro de sécurité sociale, image, voix, etc.), elle est concernée.
Cela inclut :
- Les ressources humaines (CV, contrats, planning…),
- La relation client ou usager (formulaires, inscriptions, newsletters…),
- Les outils numériques utilisés (visioconférence, logiciels métiers…),
- Les sous-traitants (hébergeurs, prestataires, etc.).
Le RGPD n’interdit pas, il encadre, afin de garantir que chaque personne garde un minimum de maîtrise sur ses données.
Ce que le RGPD vous demande concrètement
Pas besoin d’être juriste pour se mettre en conformité. Voici les fondamentaux à connaître :
1. Cartographier vos traitements
Quels types de données traitez-vous ? Pour quelle finalité ? Où sont-elles stockées ? Qui y a accès ?
Cette étape permet d’alimenter votre registre des traitements, véritable pilier du RGPD.
2. Informer les personnes concernées
Chaque personne doit savoir ce que vous faites de ses données. Cela passe par :
- des mentions d’information claires (mail, formulaire, affichage…),
- une politique de confidentialité transparente.
3. Encadrer vos sous-traitants
Si un prestataire traite des données pour vous (ex. : hébergement, paie, maintenance…), il doit :
- présenter des garanties RGPD,
- être lié par un contrat conforme.
4. Sécuriser les données
Vous devez prendre des mesures adaptées au risque : mot de passe robuste, cloisonnement des accès, sauvegardes, chiffrement, etc.
5. Donner les moyens d’exercer les droits
Effacement, accès, rectification, opposition… Les personnes doivent pouvoir exercer leurs droits facilement.
Des bénéfices concrets pour votre structure
Si la mise en conformité demande un peu de méthode, elle offre aussi des gains très concrets :
- Clarification des pratiques internes : qui fait quoi, avec quelles données ?
- Réduction des risques juridiques, techniques et réputationnels,
- Valorisation de la transparence auprès des usagers, bénéficiaires, clients ou financeurs,
- Renforcement de la confiance avec vos partenaires et collaborateurs.
Se faire accompagner : un choix stratégique
Beaucoup de structures choisissent de se faire accompagner pour ne pas se perdre dans les détails techniques ou réglementaires.
Chez SoQualy, nous aidons toutes les structures – privées, publiques, médico-sociales, associatives, académiques – à :
- faire un état des lieux rapide,
- bâtir une feuille de route claire,
- mettre en œuvre des actions concrètes et proportionnées à leur réalité.
Notre approche est pragmatique, sans jargon, et orientée résultats.
En résumé
Avant de créer ou d’améliorer un registre des traitements, il est essentiel d’avoir une vision claire des étapes à suivre et des objectifs associés. Ce tableau résume les points clés pour structurer une démarche RGPD efficace et durable :
| Ce que le RGPD vous demande | Ce qu’il vous apporte |
|---|---|
| Cartographier vos données | Une meilleure vision globale |
| Informer les personnes | Une relation plus transparente |
| Sécuriser les traitements | Moins de risques de fuite ou de perte |
| Encadrer les prestataires | Une meilleure maîtrise de votre chaîne de données |
| Respecter les droits | Davantage de confiance accordée à votre structure |
Pour en savoir plus, tous les renseignements sont sur le site de l’Union Européenne :
https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj?locale=fr
Pour structurer, simplifier et ancrer durablement votre démarche de conformité RGPD :
